Bevor Etiketten erstellt werden können, müssen die Namen und Adressen in einer CSV-Datei oder einem anderen Format gespeichert werden, das per Seriendruck importiert werden kann. Hilfe zum Erstellen einer CSV-Datei finden Sie unter: So erstellen Sie eine CSV-Datei.
Sobald eine CSV-Datei vorbereitet ist, können die folgenden Schritte befolgt werden, um Etiketten mithilfe eines Seriendrucks zu erstellen.
Schritt eins und zwei
- Klicken Sie in Microsoft Word auf dem Office-Menüband auf Sendungen, Seriendruck starten und dann auf Etiketten.
- Wählen Sie im Fenster „Etikettenoptionen“ die Papiersorte aus, die Sie verwenden möchten. Wenn Sie beabsichtigen, jeweils nur eine Seite Etiketten zu drucken, lassen Sie das Fach auf manuelle Zufuhr eingestellt; andernfalls wählen Sie Standard.
- Wählen Sie in der Dropdown-Liste Etikettenanbieter den Etikettentyp aus, den Sie verwenden. In unserem Beispiel verwenden wir Avery-Etiketten.
- Wählen Sie die Produktnummer der Etiketten aus. Die Produktnummer wird oft in einer der Ecken der Etikettenverpackung angezeigt.
- Sobald alles ausgewählt ist, klicken Sie auf OK.
Wenn Ihre Etikettenproduktnummer nicht aufgeführt ist, können Sie die Vorlage für Ihre Etiketten häufig von der Website des Herstellers herunterladen. Suchen Sie nach der Vorlage xxxxx, wobei xxxxx die gesuchte Produktnummer ist.
Schritt drei
- Klicken Sie nach dem Erstellen der Etiketten auf die Schaltfläche „Empfänger auswählen“ in „Mailings“ und dann auf „Vorhandene Liste verwenden“.
- Zeigen Sie im Fenster „Datenquelle auswählen“ in Microsoft Word auf den Speicherort Ihrer CSV-Datei und klicken Sie auf „OK“.
Wenn die CSV-Datei richtig eingefügt wird, sollte “<
Schritt vier
- Klicken Sie im Menüband auf die Option Adressblock und überprüfen Sie, ob die Adresse richtig formatiert ist.
- Wenn die Adresse nicht richtig angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche „Felder abgleichen“ und ändern Sie, wie die Felder abgeglichen werden.
- Sobald die Adresse richtig angezeigt wird, klicken Sie auf OK, um das Feld “<
>” in das erste Etikett einzufügen.
Schritt fünf
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Etiketten aktualisieren“, um alle Felder zu aktualisieren.
- Das erste Label sollte nur das Feld “<
>” haben. Alle anderen Etiketten sollten “< >” enthalten, um durch jedes Adressfeld zu gehen und den Adressblock in jedem Etikett zu drucken.
Schritt sechs
- Um sicherzustellen, dass alles in Ordnung aussieht, klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau der Ergebnisse, die jedes Etikett und eine andere Adresse für jedes Etikett anzeigen sollte.
- Wenn Sie mehr als die erste Seite in der Vorschau anzeigen möchten, klicken Sie im Vorschaumodus auf den Pfeil nach rechts, um andere Seiten anzuzeigen.
Schritt sieben
- Wenn alles in Ordnung aussieht, klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen und zusammenführen.
- Klicken Sie auf Dokumente drucken, um die Etiketten zu drucken.
Um zu verhindern, dass Etiketten verschwendet werden, empfehlen wir dringend, Etiketten auf ein Blatt Papier zu drucken, bevor Sie die Etikettenaufkleber bedrucken. Nachdem Sie die Etiketten auf Normalpapier gedruckt haben, halten Sie sie mit dem Etikettenpapier hinter dem Normalpapier gegen ein Licht. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob der Abstand und die Formatierung der Beschriftungen gut aussehen.
